DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 

 

PROPÓSITO PRINCIPAL

  

Administrar información del proceso Contable, para personal Interno y Externo, relacionado con su municipio. 

 

El objetivo primordial de esta propuesta consiste en contribuir proactivamente para que se dé cumplimiento al Plan de Desarrollo Municipal propuesto para el periodo 2012-2015, por el Ejecutivo Municipal de su municipio, desde el plano de la Ciencia Contable, a saber: Dirigir, Planear, Programar, Coordinar y Controlar los procesos de Hacienda, Tesorería, Presupuesto y Contabilidad Municipal, encargados de ejecutar los Planes, Programas, y Proyectos Institucionales asegurando el recaudo y pago de las obligaciones del y al Municipio. Así como también; Ejecutar y controlar, planes y programas en materia de recursos físicos asegurando la conservación, manipulación y distribución de los elementos que el Municipio requiera para la normal prestación de los servicios.

​

DESEMPEÑO 

 

- Propender por el desarrollo oportuno y eficaz de todas las actividades del departamento de contabilidad en coordinación con el superior inmediato. 

 

- Controlar la ejecución del plan contable de su municipio, y sugerir las reformas que tecnifiquen, actualicen y  armonicen los procedimientos y sistemas contables. 

 

- Coordinar con las diferentes dependencias del Municipio el suministro de la información que requiere el sistema contable del Municipio. 

 

- Preparar los informes financieros y  efectuar los análisis correspondientes para presentarlos con la periodicidad establecida al Tesorero. 

 

- Planear, elaborar y enviar oportunamente todo estudio de carácter contable para la información de los estamentos oficiales del orden Nacional, Departamental y Municipal que legalmente lo requieren. 

 

- Participar directamente en toda actividad contable tendiente al desarrollo general de la Tesorería. 

 

- Dirigir el registro contable en los libros de las diversas operaciones realizadas de acuerdo con la Ley. 

- Coordinar y revisar las distintas operaciones contables del  Municipio. 

 

- Presentar los informes periódicos y ocasionales que le sean requeridos por la Ley y por el superior inmediato. 

 

- Expedir anualmente los certificados de ingresos y retenciones de los servidores públicos y proveedores del Municipio. 

 

- Absolver las consultas de carácter técnico contable que sometan a su consideración los funcionarios de las distintas dependencias Municipales. 

 

- Elaborar informe anual sobre las actividades contables con destino a las diversas dependencias Municipales. 

 

- Aplicar todas las disposiciones contempladas en el plan general de Contabilidad Pública, Resolución 4444 / 95. 

 

- Coordinar las actividades propias de la oficina, auxiliando al Tesorero en el correcto desempeño de sus funciones. 

 

- Recibir los mensajes verbales o escritos, relacionados con las funciones que en esta dependencia se desarrollan y transmitirlos al Director de los demás empleados de la oficina. 

 

Las demás funciones asignadas por la Autoridad competente de acuerdo con el nivel, el propósito y el área de desempeño del cargo. 

 

CRITERIOS DE DESEMPEÑO 

 

- Las actividades realizadas en la dependencia deben ser oportunas y eficaces. 

 

- El plan contable de su municipio es controlado efectivamente bajo el procedimiento contable. 

 

- La información requerida para el sistema contable de su municipio es solicitado a las demás dependencias quien cumplen con los tiempos estipulados en los procedimientos. 

 

- La elaboración de informes financieros son de acuerdo a los procedimientos y registros asignados por el jefe inmediato. 

 

- Los estudios de materia contable son planeados, elaborados, y enviados a solicitud de los estamentos oficiales del orden nacional, departamental y municipal que lo requieran legalmente. 

 

- Toda actividad contable tendiente al desarrollo general de la Tesorería cuenta con la participación directamente del técnico administrativo. 

 

- Libro contable. 

 

- Las distintas operaciones contables del  Municipio son coordinadas y revisadas. 

 

- Los informes contables son realizados cada vez que son requeridos por la ley y el superior inmediato. 

 

- Los certificados de ingresos y retenciones de los servidores públicos y demás proveedores se entregan a principio de cada año según solicitud. 

 

- La atención a las demás dependencias en materia de contabilidad se dan de acuerdo a la necesidad expuesta por ellos. 

 

- Los informes contables son realizados mensual, trimestral y anualmente para la satisfacción de las dependencias municipales solicitantes. 

 

- Las actividades realizadas en materia contable están de acuerdo al plan general de Contabilidad Pública. 

 

- Las actividades propias de la oficina son coordinadas auxiliando al Tesorero en el correcto desempeño de sus funciones. 

 

- Los mensajes relacionados con las funciones de esta dependencia son transmitidos al jefe inmediato. 

 

- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente son cumplidas siendo competentes al propósito del cargo. 

 

Las demás funciones inherentes a la Contabilidad Pública.   Y definidas y asignadas por la autoridad competente. 

 

DESEMPEÑOS ESENCIALES

 

- Los proyectos presentados por otras dependencias son  analizados los aspectos económicos, fiscales y conveniencia. 

 

- Los proyectos se pasan a revisión por el alcalde, quien emite su concepto. 

 

- Los planes y programas de desarrollo municipal presentados por cualquier dependencia son revisados y asesorados en materia económica y fiscal. 

 

- Se verifica que los recaudos de los impuestos, aportes y participaciones municipales se hacen mensual a medida que la comunidad se acerque a la dependencia. 

 

- Se verifica que los recaudos correspondientes a otras entidades se envían oportunamente según lo exigido por las partes de interés. 

 

- Análisis de los proyectos elaborados en materia de rentas, tasas, multas y contribuciones municipales que van a ser sometidos a consideración del alcalde y el concejo. 

 

- Análisis de los registros de órdenes de pago los cuales se deben actualizar cada vez que se hace un movimiento y mensualmente se realiza un informe de gestión para control interno. 

 

- Revisión de cada trámite de órdenes de pago logrando que se ejecuten de acuerdo a lo exigido por la ley y el Municipio. 

- Verificación de que el cobro de las obligaciones exigibles del Municipio se efectúa de acuerdo a la jurisdicción colectiva. 

 

- Los registros contables y presupuéstales de los ingresos y egresos se   supervisan y se da el manejo según el procedimiento de control de documentos. 

 

- Los informes de gestión financiera presentados se realizan según indica el procedimiento descrito y se envían a entidades fiscales y control interno cuando estas lo soliciten. 

 

- Auditaje del manejo, conservación, protección y seguridad de los dineros, títulos y documentos que representan valores del Municipio son custodiados. 

 

- Los certificados de paz y salvo son verificados según el estado de cuenta en el fisco municipal antes de entregarlos.

  

- Los certificados de paz y salvo son entregados cada vez que la comunidad o el cliente lo solicite. 

 

- La autorización del reembolso de la caja menor se realiza mensualmente y es legalizada de acuerdo a  su vigencia. 

 

- El proyecto presupuestal de funcionamiento de la dependencia es realizado a fin de cada año y además se apoya la ejecución del presupuesto municipal en este mismo periodo. 

 

ANÁLISIS DE DESEMPEÑO

 

- Elaborar conjuntamente con la Secretaria de Planeación, el Plan Anual de Compras. El plan anual de compras es realizado en conjunto con la secretaria de planeación de acuerdo a las necesidades de cada dependencia. 

 

- Coordinar la adquisición, almacenamiento, distribución,Inventario y  control de los bienes del Municipio. 

 

- Elaborar el informe anual de gestión de la dependencia a cargo, y los demás que le sean solicitados por su superior inmediato.

 

Programar la recepción de elementos de acuerdo con el plan de compras. 

 

- Garantizar los registros contables, fiscales y administrativos de los materiales. 

 

- Controlar los ingresos y egresos de los elementos manteniendo actualizado el kardex. 

 

- Rendir oportunamente los informes concernientes de la dependencia a los diferentes organismos de control. 

 

- Suministrar los elementos solicitados por las dependencias. 

 

- Mantener actualizado el inventario de bienes a cargo de las dependencias. 

 

- Solicitar la baja de los elementos del inventario por destrucción o robo. 

 

- Realizar estudios sobre sistemas y procedimientos de identificación, clasificación, codificación, señalización y estandarización de materiales; así como su almacenamiento, seguridad y conservación. 

 

- Firmar los documentos que hagan relación con la entrega y recibo de mercancías. 

 

- Expedir los paz y salvo a los empleados que se retiren del servicio por concepto de suministros devolutivos. 

 

- Los  programas de control se hacen basados en el plan anual de compras y se coordina la compra, la recepción el almacenamiento y la distribución de acuerdo a las necesidades diarias de quién solicito.

 

El control de inventarios se hace de acuerdo a la existencia de bienes y elementos del Municipio mensualmente. 

 

- Los informes son elaborados de acuerdo al procedimiento diseñado, se elaboran mensualmente y se envía a control interno o al jefe inmediato cada vez que los requiera. 

 

- La recepción de elementos es programa de acuerdo al plan de compras anual. 

 

- Los registros contables, fiscales y administrativos de los materiales son controlados de acuerdo a las tablas de retención documental de la alcaldesa. 

 

- El control de ingreso y egresos de elementos se hace cuando se genere un movimiento a través del Kardex y así se asegura de la actualización de la infamación. 

 

- La entrega de elementos del almacén a las dependencias solicitantes se hace de acuerdo al procedimiento dejando evidencia en la planilla de entrega de elementos.

 

Los bienes del Municipio existentes en cada dependencia son controlados en el inventario de bienes donde permanecen identificados y el cargo de la persona responsable. 

 

- La actualización de los bienes de la alcaldía se efectúa cada vez que hay un nuevo ingreso de un bien o cuando se presenta cambio de funcionarios. 

 

- Los controles de los elementos y bienes se hacen a través de inventario físico como el procedimiento lo indica. 

 

- Los elementos o bienes son clasificados después de que sufran alguna característica que impida su funcionalidad, dándose de baja  por destrucción o robo (se actualiza el inventario). 

 

- La organización del sitio de almacenamiento se da de acuerdo al procedimiento de almacén donde se clasifican, identifican, codifican y se ubican de tal manera que facilite su acceso y reconocimiento. 

 

- El sitio de almacenamiento de los elementos utilizado permanece señalizado y seguro, protegiendo y conservando su calidad.

 

Los controles de recibo y entrega de elementos se plasma a través de la firma en la planilla de control de entradas y salidas del almacén. 

 

- Los paz y salvos de los empleados en materia de inventarios se dan una vez este verificado el estado de los elementos. 

 

- La ejecución y controles del archivo municipal se ejecuta de acuerdo a las tablas de retención y la ley de archivo general. 

 

- El préstamo de documentos del archivo municipal se hace dejando soporte en la planilla de préstamo de documentos, estampando la firma de quien lo solicite y la identificación de lo solicitado. 

 

- El almacenamiento de los documentos se hace de acuerdo al  procedimiento de control de documentos. 

 

- Los controles de entrada y salida de documentos al archivo se llevan de acuerdo al registro basado en  las tablas de retención.

 

- La distribución y organización del archivo municipal se hace de acuerdo a las normas establecidas por la ley y el sistema de calidad. 

 

- La clasificación y organización de las carpetas y lo que está dentro se hace dándole cumplimiento a las tablas de retención documental. 

 

- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente son cumplidas siendo competentes al propósito del cargo. 

 

GENERALES 

 

Nuestra Fundación cuenta con un equipo calificado de profesionales y expertos en la materia. 

 

Además tenemos convenios de gestión y alianzas estratégicas con otras ONG´s con el fin de garantizar la calidad del servicio contratado.